Le caselle di posta elettronica di Microsoft Office 365 hanno generalmente una capienza di 50 Gbyte.
Se viene visualizzato un messaggio del tipo:
Significa che l'utente è prossimo all'esaurimento dello spazio disponibile.
Per poter liberare dello spazio è sufficiente effettuare un'attività di manutenzione della posta elettronica cancellando i messaggi non necessari.
Ovviamente dovrà essere cancellato un numero elevato di messaggi per poter abbassare il livello di occupazione in modo significativo.
Esistono delle alternative alla cancellazione dei messaggi?
Per evitare la cancellazione dei messaggi si può procedere in tre modi diversi di seguito descritti.
In generale è anche possibile abbinare il metodo 1 al metodo 3.
Così facendo sarà possibile ottenere la massima operatività abbinata alla conservazione oltre che potenti strumenti di ricerca anche su archivi di grosse dimensioni.
1 - Modificare il piano di Microsoft Office 365 sottoscrivendo il piano E3.
https://www.microsoft.com/it-it/microsoft-365/enterprise/office-365-e3?market=it
Con questo tipo di piano lo spazio della casella di posta elettronica viene portato a 100 Gbyte ma l'utente ha anche la possibilità di disporre di una cassetta postale di archiviazione la cui dimensione era inizialmete illimitata.
Negli ultimi mesi Microsoft ha modificato i termini di conservazione che al momento sono i seguenti:
Nota bene: la invitiamo a verificare eventuali aggiornamenti sulla tabella sopra riportata facendo riferimento al seguente link:
In sintesi modificando il piano attualmente sottoscritto in un piano E3 è possibile:
- portare immediatamente la casella a 100 Gbyte
- disporre di uno spazio di archiviazione di 1,5 Tbye
La configurazione del processo di archiviazione deve essere affidata al fornitore del servizio di posta e richiede un intervento da parte di tecnici qualificati.
In termini economici la variazione del canone che il Cliente dovà sostenere è di circa € 16,00 euro /mese + iva anche se dipende dalla versione della licenza iniziale.
Per maggiorni informazioni inviare una mail a commerciale@savino-partners.it.
2 - Archiviare localmente parte del proprio archivio di posta.
In questo caso viene creato un file PST su base temporale: ad esempio per i messaggii fino al 31.12.2020
Il file così generato resterà sul PC locale e in caso di guasto del PC stesso, se non opportunamente salvato, potrebbe andare perso.
Il procedimento potrebbe richiedere molto tempo che dipenderà dalla mole di dati che dovranno essere trasferiti dalla cassetta postale di Microsoft Office 365 al file locale.
Attenzione: durante questa fase Outlook potrebbe essere molto rallentato o quasi del tutto inutilizzabile.
Ovviamente l'archivio locale non potrà essere consultato da altre postazioni del Cliente.
E' consigliabile che questa operazione venga effettuata con la supervisione di un tecnico qualificato anche se l'intervento potrebbe prevedere dei costi per il Cliente.
Per richiedere l'intervento da parte di un nostro tecnico qualificato scrivere una mail a support@savino-partners.it
3 - Utilizzare un servizio di archiviazione della posta elettronica in Cloud.
Facendo ricorso ad una soluzione di archiviazione della posta elettronica in Cloud è possibile ottenere diversi benefici:
- ridurre lo spazio occupato dai messaggi all'interno della cassetta posta di Microsoft 365 ad esempio configurando una policy che cancelli i messaggi più vecchi di 24 mesi e che sono già stati oggetto di archiviazione
- archiviare anche posta elettronica di altri account non basati su Office365 (ad esempio le PEC)
- disporre di un Plug-in in Outlook che consenta l'accesso ai messaggi archiviati anche da più postazioni
- disporre di un potente motore di ricerca che consente di rintracciare le mail con diversi filtri di ricerca che arrivano a comprendere pozioni di testo contenute anche negli allegati oltre che nell'oggetto e nel corpo dei messaggi.
Se sei interessato a questa soluzione invia una mail a commerciale@savino-partners.it
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