Questo articolo è stato creato per raccogliere tutte le informazioni relative alla Fatturazione Elettronica con particolare riferimento al servizio E-Fattura di OA SISTEMI e alle problematiche specifiche degli Studi Notarili.

L'articolo è aperto ai commenti degli utenti in modo da renderlo un Blog per la condivisione tra gli studi sia delle domande che delle relative risposte.

Il contributo di tutti è quindi più che gradito.

1 - E-Fattura vs. Suite Notaro
La seguente tabella mostra le differenze tra quanto già previsto in Suite Notaro e le funzionalità supplementari introdotte in presenza del modulo E-Fattura.

2 - Non ho ancora deciso se avvalermi del servizio e-Fattura di OA SISTEMI o di altro fornitore. Quali sono le ragioni per cui dovrei scegliere il servizio OA SISTEMI?
Per la scelta del servizio di fatturazione elettronica occorre tenere presente i seguenti fattori:

• semplicità di gestione e quindi tempo che gli operatori dovranno dedicare a questo onere aggiuntivo introdotto dalla nuova normativa;
• rispetto dei tempi previsti per l'emissione della fattura elettronica rispetto alla data dell'operazione (si ricordi che una fattura elettronica scartata dall'SDI è come se non fosse stata emessa) onde evitare le conseguenti sanzioni;
• controllo in tempo reale sull'emissione delle fatture elettroniche e sugli esiti di invio all'SDI
• optare per la sola creazione del file XML da parte di Suite Notaro comporterà necessariamente l'accesso ad un altro servizio per poter recuperare le fatture elettroniche effettivamente inviate e gli esiti di spedizione;
• verificare che gli orari di lavoro ed i periodi di ferie del soggetto delegato siano compatibili con le esigenze di studio.

Avvalersi di un terzo per l'invio delle fatture elettroniche del ciclo attivo può quindi da rivelarsi problematico perché, a nostro avviso, comporta potenzialmente una perdita di controllo sul ciclo attivo di fatturazione delle prestazioni professionali.

3 - Non intendo sottoscrivere il servizio e-Fattura perchè mi avvarrò del servizio che mi è stato offerto dal commercialista o da un altro fornitore. Che tipo di assistenza riceverò da OA Sistemi nell'ambito dei contratti già in essere?
In questo caso l'assistenza che potrà essere richiesta ad OA SISTEMI potrà riguardare solo la creazione della fattura in formato XML.
Non potrà invece essere fornita alcuna assistenza su:

• l'invio delle fatture al SDI di altro fornitore;
• l'accesso e l'utilizzo di altre sistemi di fatturazione elettronica o di portali per la conservazione sostitutiva;
• analisi e verifiche su problematiche inerenti l'invio delle fatture in formato elettronico e delle eventuali motivazioni di scarto.

4 - Notartel ha annunciato un proprio servizio di fatturazione elettronica e di conservazione sostitutiva che afferma potrà essere integrato con il gestionale di studio. Cosa significa?
Solo pochi giorni fa Notartel ha reso disponibile un servizio di fatturazione elettronica e conservazione sostitutiva analogamente a quanto fatto da altre società presenti sul mercato.
Il fatto che possa essere eventualmente integrato con i gestionali di studio significa che renderà disponibili delle interfacce applicative che potranno essere sfruttate dalle Software House analogamente a quanto già fatto con i Partner attuali (Namirial nel caso di OA SISTEMI).
Quand'anche le Software House rendessero disponibili moduli di integrazione con il servizio offerto da Notartel, è plausibile ritenere che gli stessi saranno comunque a pagamento.
Non è quindi detto che il costo di tali moduli possa essere inferiore a quello già comunicato e soprattutto l'integrazione non sarebbe pronta prima dell'entrata in vigore dell'obbligo prevista per il 1 Gennaio 2019.

5 - Posso sottoscrivere il servizio e-Fattura solo per il ciclo attivo?
Il canone del servizio e-Fattura varia in base al numero di fatture annue che lo studio dovrà emettere e/o ricevere.
Se lo studio utilizzerà il servizio per il solo ciclo attivo il conteggio delle fatture e quindi la determinazione del canone potrà essere fatto tenendo solo in conto le fatture emesse e non quelle ricevute.

5a - Faccio parte di uno studio con più Notai ma non siamo formalmente associati. Come posso fare?
In tal caso ogni Notaio dovrà sottoscrivere un proprio servizio e-Fattura per il numero dei fatture singolarmente emesse/ricevute.

5b - Prima di associarmi avevo una partita IVA individuale. Cosa succederà se nel 2019 dovessi emettere ancora fattura con tale partita IVA?
In tal caso la fattura dovrà comunque essere di tipo elettronico e dovrà essere sottoscritto il il servizio e-fattura anche per la partita IVA precedente.

5c - Con Suite Notaro gestisco anche la contabilità di una mia società di servizi. Posso sottoscrivere il servizio e-Fattura anche per la società di servizi?
Il servizio e-Fattura può essere sottoscritto anche per la società di servizi a condizione che le fatture del ciclo attivo vengano emesse con Suite Notaro.
In ogni caso si tratterà di un contratto separato da quello del Notaio perché i soggetti IVA sono diversi.

6 - Il canone di e-Fattura come si rinnoverà?
Si tratta di un canone annuale automaticamente rinnovato di anno in anno salvo rivalutazione ISTAT e salvo disdetta da comunicarsi a mezzo Raccomandata A.R. o PEC 60 gg. prima della scadenza.
Se lo Studio ha sottoscritto il servizio alle condizioni promozionali di lancio manterrà tali agevolazioni anche a partire dal secondo anno salvo la rivalutazione ISTAT.

7 - Cosa succederà se l'obbligo di procedere alla Fatturazione Elettronica dovesse essere rinviato?
Gli ordini che nel frattempo saranno stati inviati saranno "sospesi" fino all'entrata in vigore dell'obbligo.
Quindi, sottoscrivere il servizio alle condizioni promozionali non comporterà alcun addebito in caso di proroga o slittamento.

8 - Come posso garantirmi questa possibilità?
Se le nostre rassicurazioni non fossero comunque ritenute sufficienti è possibile utilizzare il campo note del modulo d'ordine per ribadire la volontà dello Studio di non subire addebiti in caso di proroga.

9 - Ho già inviato il modulo di adesione ma ora vorrei inserire delle note. Come posso fare?
Contatti la nostra amministrazione amministrazione@savino-partners.it e chieda di poter re-inviare il nuovo modulo di adesione opportunamente aggiornato in sostituzione di quello precedentemente inviato.

10 - Se acquisto il modulo e-Fattura relativamente alla fascia fino a 1500 fatture cosa succederà se dovessi superare il limite?
In caso di superamento di fascia è prevista una tolleranza del 10%.
Lo studio potrà quindi continuare ad operare senza blocchi.
Riceverà comunque un avviso prima del raggiungimento della soglia, nel quale viene invitato a rivolgersi a noi per concordare l’upgrade di fascia.
L'importo addebitato sarà pari alla differenza tra la fascia sottoscritta e quella successiva.
Se il servizio sarà stato sottoscritto alle condizioni promozionali di lancio, la differenza sarà calcolata sulle condizioni promozionali altrimenti sul prezzo di listino.
Al momento dell'upgrade il Cliente potrà comunque decidere se rimanere, per l'anno successivo, nella fascia da lui inizialmente sottoscritta selezionando l'apposita opzione «desidero rimanere nella fascia X».
Se non lo facesse per l'anno successivo sarà automaticamente calcolato il canone in base all'Upgrade richiesto.

11 - E' possibile fare un Downgrade da una fascia all'altra?
Nel corso dell'anno il Downgrade di fascia non è previsto.
E' comunque possibile cambiare la fascia di sottoscrizione per l'anno successivo comunicando la propria decisione a mezzo Raccomandata A.R. o PEC 60 gg. prima della scadenza.

12 - La mia contabilità viene gestita dal Commercialista.
Posso gestire in modo separato il ciclo attivo (fatture emesse) dal ciclo passivo (fatture ricevute)?
In quel caso sono possibili diverse soluzioni.

1. Comunicare ai Fornitori il codice di identificazione univoco fornito dal Commercialista e quindi far confluire il flusso del ciclo passivo direttamente nel sistema informativo del Commercialista.
   In tal caso sarà lui a fornire allo Studio delle credenziali per poter scaricare le fatture ricevute e procedere quindi al pagamento.
2. Inviare al commercialista le fatture ricevute in formato XML affinchè lui le possa importare nel suo sistema.
3. Fornire le credenziali dell'Hub di Wolters Kluver dove il Commercialista potrà procedere a scaricare la fatture ricevute (eventualmente anche quelle emesse) per l'import all'interno del suo sistema.

13 - Condizioni promozionali
In occasione dell'ultimo Congresso Nazionale del Notariato OA SISTEMI ha attivato una particolare promozione per la sottoscrizione del modulo E-Fattura.
Le condizioni sono state successivamente prorogate fino al 30 Novembre 2018.
Dopo tale data il modulo potrà essere acquistato solo alle condizioni di listino.

Per sottoscrivere il servizio e-Fattura dopo il termine della promozione di lancio contattare il nostro reparto commerciale inviando una mail a commerciale@savino-partners.it

14 - Documentazione a supporto di e-Fattura
A coloro che avranno sottoscritto il servizio E-Fattura sarà fornita la documentazione per la configurazione e l'uso del servizio.

15 - Disponibilità del modulo e-Fattura
Per i Clienti con Suite Notaro Saas il modulo sarà reso disponibile all'interno dell'infrastruttura nel corso del weekend del 9-10 Dicembre 2018 mentre i Clienti con Suite Notaro in versione Client/Server riceveranno apposita comunicazione con le consuete modalità nel corso della prima settimana di Dicembre.

L'installazione dell'aggiornamento di Suite Notaro comprensivo del modulo E-Fattura sarà effettuata:

• per i Clienti Suite Notaro Saas nel corso dei giorni 9 e 10 Dicembre dai tecnici OA Sistemi.
• per i Clienti con Suite Notaro Client/Server in teleassistenza e senza costi aggiuntivi con le consuete modalità.

16 - Ho sottoscritto il servizio e-Fattura e vorrei ricevere il codice univoco di identificazione (SDI).
Il codice univoco di identificazione (SDI) sarà il medesimo per tutti i Clienti che avranno sottoscritto il servizio perché il sistema sarà in grado di differenziare i Clienti sulla base della partita IVA e del profilo di sottoscrizione.
Il codice sarà comunicato al Cliente solo dopo che il suo profilo sarà stato completamente attivato.
L'utilizzo del codice SDI prima del completamento del processo di attivazione comporterebbe infatti la perdita delle fatture elettroniche del ciclo passivo perché il sistema non sarebbe in grado di consegnarle.

17 - Formazione sull'uso del modulo e-Fattura
Stante il poco tempo a disposizione abbiamo organizzato un corso in modalità E-Learning che si è tenuto in data 14 Dicembre dalle ore 9.30 alle ore 12.30.

Gli iscritti possono:

• rivedere la registrazione del corso in modalità offline
• richiedere copia della documentazione

inviando una mail a formazione@savino-partners.it

Per coloro che non si fossero iscritti in tempo utile è comunque possibile acquistare il corso di formazione all'indirizzo: https://www.savino-partners.com/e-learning
Procedendo con il pagamento dell'importo richiesto il Cliente avrà 72 ore per visionare il corso acquistato. Si raccomanda pertanto di acquistare il corso solo nel momento in cui si è pronti a poterlo visionare.

18 - Perchè il corso di formazione è pagamento? Non dovrebbe essere compreso nel canone di e-Fattura?
Il corso da noi proposto è da ritenersi facoltativo ed è stato predisposto su richiesta di molti dei nostri Clienti.
Tutti i clienti che hanno sottoscritto il servizio e-fattura riceveranno, senza alcun costo aggiuntivo, la documentazione per la configurazione e l'uso del servizio.
Il costo del corso è stato volutamente contenuto e comprende anche le commissioni dei circuiti EventBrite e PayPal oltre a quelli della piattaforma di E-Learning utilizzata.

19 - Vorrei un intervento in studio per la formazione relativa al modulo e-Fattura. E' possibile?
Purtroppo il poco tempo a disposizione non ci ha consentito di soddisfare questo tipo di richieste.
Inoltre il funzionamento del modulo e-Fattura è molto semplice e, a nostro avviso, non dovrebbe richiedere formazione ulteriore rispetto a quanto già predisposto.
Ciò nonostante, qualora lo ritenesse necessario, può concordare un appuntamento in studio a partire dal 1 gennaio 2019.
Tali interventi saranno addebitati in base al listino in essere o potranno essere ricondotti ai carnet di ore di assistenza prepagati se sottoscritti.

20 - Non dispongo di un conto PayPal e/o preferisco non effettuare pagamenti On-Line. Come posso iscrivermi al corso di formazione?
Al momento della registrazione è possibile chiedere una diversa modalità di pagamento nel qual caso il sistema consentirà la registrazione del partecipante e ci notificherà la richiesta.
La nostra amministrazione procederà quindi all'emissione di una fattura che dovrà essere saldata con le consuete modalità prima dell'inizio del corso.
Se si tratta di un acquisto dal sito ovvero dalla pagina https://www.savino-partners.com/e-learning ma non si dispone di un account Paypal è necessario contattare la nostra amministrazione all'indirizzo amministrazione@savino-partners.it

21 - Non posso partecipare al corso previsto per il 14 Dicembre 2018. E' prevista una sessione ulteriore?
Al momento non sono previste ulteriori sessioni del corso che comunque ci riserviamo di organizzare con le stesse modalità qualora le richieste dei Clienti fossero numerose.
Il corso di formazione del 14 Dicembre sarà comunque registrato e reso disponibile in modalità Off-Line per coloro che non potessero partecipare alla sessione in diretta.

22 - Dopo aver partecipato al corso del 14 Dicembre potrò rivedere il corso in caso ne avessi bisogno?
Il corso di formazione del 14 Dicembre sarà registrato e reso disponibile in modalità off-line per coloro che volessero eventualmente rivederlo.

23 - Non mi sono iscritto al corso di formazione ma ora vorrei potervi assistere. Come posso fare?
Per coloro che non si fossero iscritti in tempo utile è comunque possibile acquistare il corso di formazione all'indirizzo: https://www.savino-partners.com/e-learning
Procedendo con il pagamento dell'importo richiesto il Cliente avrà 72 ore per visionare il corso acquistato. Si raccomanda pertanto di acquistare il corso solo nel momento in cui si è pronti a poterlo visionare.

24 - Cosa succede dopo aver sottoscritto il servizio e-Fattura?
Come richiesto da OA SISTEMI le richieste di attivazione del servizio e-Fattura saranno inserite a sistema a partire dal 5 Dicembre 2018.
Una volta inserito l'ordine il Cliente riceverà una mail, all'indirizzo specificato sul modulo di sottoscrizione, dal mittente attivazioni@solutiondocondemand.com con la quale verrà chiesto di completare la registrazione.
Il seguente schema mostra il flusso e la bozza delle mail che sarà ricevuta da tutti i Clienti e che noi, in qualità di Centro Specializzato OA SISTEMI, riceveremo in copia.

Il manuale e il video tutorial del processo di attivazione sono disponibili qui:

Manuale Di Attivazione e-Fattura

Video Tutorial Flusso Di Attivazione e-Fattura

Una volta che il Cliente avrà sottoscritto il contratto On-Line entro 48 ore il sistema provvederà ad inviare al Cliente due mail rispettivamente per:

1. prima mail indirizzata all’indirizzo email specificato in fase di sottoscrizione e contenente la UserID e la copia dei contratti.
2. seconda mail indirizzata all’indirizzo PEC del cliente specificato in fase di sottoscrizione e contenente la Password di accesso e la copia dei contratti

Una volta che il processo sarà stato completato noi, in qualità di Centro Specializzato OA SISTEMI, provvederemo all'attivazione del servizio prescelto dal Cliente distinguendo tra:

• e-Fattura base (fino a 500 fatture)
• e-Fattura standard (fino a 1.500 fatture)
• e-Fattura illimitate (fatture illimitate)

Grazie alla collaborazione dello Studio del Notaio Giovanni De Marchi siamo in grado di mostrare un video della procedura di attivazione completa condotta da una collaboratrice di Studio a seguito dell'avvenuta ricezione delle mail di attivazione.

Video caso pratico di attivazione

NOTA BENE: Durante l'operazione di attivazione è prevista la firma elettronica del contratto con Namirial ma non è richiesto l'uso della smartcard.
Viene infatti utilizzato un meccanismo basato su OTP.
Sarà quindi sufficiente indicare un numero di cellulare sul quale sarà inviato il codice OTP di attivazione che dovrà poi essere reinserito nel form di attivazione.

25 - Codice Identificativo
Il codice identificativo viene comunicato al Cliente all'interno delle mail del processo di attivazione insieme alle credenziali per l'accesso al portale web.

Il codice sarà uguale per tutti i Clienti perché una volta completata la procedura di attivazione il sistema distinguerà i Clienti in base alla Partita IVA.

A titolo puramente informativo il codice fornito nel'ambito delle prime attivazioni è: T04ZHR3
(attenzione il secondo carattere è uno zero)

Tale codice può essere comunicato ai fornitori tuttavia è importante sottolineare che:

• il codice non dovrà essere utilizzato per la trasmissione delle fatture elettroniche allo Studio fintanto che non sarà completata la procedura di attivazione;
• qualora venisse utilizzato prima che la procedura di attivazione sarà stata completata le fatture inviate al Cliente non saranno correttamente recapitate e non sarà possibile recuperarle.

26 - Download delle fatture in formato XML
Una volta completata la procedura di attivazione saranno fornite al Cliente le credenziali di accesso al portale di conservazione sostitutiva.
Dal portale sarà possibile scaricare, filtrando per periodo di riferimento ed in forma multipla, le fatture in formato XML sia del ciclo attivo che di quello passivo.
In caso di selezione multipla sarà generato un file in formato .zip contenente tutte le fatture del periodo selezionato.
Il file potrà quindi essere inviato al commercialista per una gestione esterna della contabilità.