Tutti i sistemi di posta elettronica presentano limiti che è bene conoscere per evitare problemi nell'uso quotidiano di questo strumento di comunicazione così importante.
Microsoft Office 365 non fa eccezioni.
Questo articolo ha quindi lo scopo di evidenziare gli aspetti più rilevanti che possono impattare significativamente nella fruizione del servizio Microsoft Office 365..
Limiti di capacità
Il primo limite è la dimensione della casella di posta elettronica.
Per quasi tutti gli abbonamenti è di 50 Gbyte tranne per i Piani E3 ed E5 dove il limite sale a 99 Gbyte.
Superato il limite non è più possibile inviare o ricevere posta elettronica.
Per sapere quale sia il livello di occupazione attuale l'utente può accedere alla casella di posta elettronica via Web utilizzando il seguente link:
utilizzare il proprio indirizzo di posta e la propria password.
Una volta effettuato l'accesso cliccare su Impostazioni e quindi su Spazio di Archiviazione e verrà visualizzato lo spazio disponibile e il livello di occupazione.
Cosa fare se lo spazio disponibile nella casella di posta elettronica è esaurito?
In prima battuta occorre cancellare parte degli archivi di posta elettronica intervenendo in modo massivo perché per ritornare ad un livello di occupazione accettabile sarà probabilmente necessario cancellare moltissime mail o quelle che hanno allegati di grandi dimensioni.
Successivamente occorrerà svuotare la posta eliminata perché la semplice cancellazione delle mail dalle singole cartelle è da considerarsi uno spostamento nella cartella Posta Eliminata e non determina una riduzione del livello di occupazione.
Se l'utente non è disposto a cancellare le mail allora sarà necessario procedere ad un archiviazione locale della posta.
Si tratta di un'operazione da effettuarsi utilizzando ad esempio Outlook creando un apposito file .PST relativo all'archivio e procedere spostando i messaggi dalla cartella principale all'archivio.
Questa operazione può essere effettuata utilizzando alcune funzionalità di Outlook che operano mediante un filtro per data o per periodo,
Ciò nondimeno l'operazione potrebbe richiedere anche molto tempo a seconda del numero di messaggi da spostare e della loro dimensione.
Gli archivi così creati saranno però locali e quindi l'utente dovrà preoccuparsi di effettuare delle copie di Backup e comunque resteranno disponibili solo utilizzando il dispositivo su cui saranno stati salvati a meno di non copiarli/trasferirli manualmente anche su altri dispositivi.
In alternativa, se la casella è da 50 Gbyte è possibile effettuare un upgrade della licenza ad un piano di livello superiore (ad esempio E3) che porta la dimensione della casella a 99 Gbyte.
Se l'utente dispone già di un abbonamento E3 o comunque di una casella da 99 Gbyte è possibile attivare l'archiviazione in Cloud (Archivio OnLine) della posta elettronica sugli stessi Server di Microsoft.
A livello commerciale questa "feature" era stata presentata da Microsoft come "archiviazione illimitata" ma nel corso del tempo i limiti sono stati resi noti e sono questi:
Di fatto per i Piani E3 il limite è di 1,5 TByte con incrementi dinamici di 100 GByte.
Si noti che l'accesso e quindi la consultazione degli Archivi OnLine può essere effettuata solo se l'accesso avviene via Web o utilizzando la licenza di Outlook disponibile nell'ambito dell'abbonamento sottoscritto dall'utente (nei piani E3 sono comprese 5 licenze delle applicazioni Microsoft Office tra cui Outlook da installarsi sui propri dispostivi personali).
La cartella dell'archivio accedendo via Web viene mostrata come "In-Place Archive"
Sul Outlook verrebbe invece mostrata come "Archivio online"
Se sul Personal Computer risultasse installata una licenza di tipo diverso la posta elettronica potrebbe funzionare regolarmente ma l'Archivio OnLine non sarebbe disponibile.
Lo spostamento dei messaggi dalla casella di posta corrente all'Archivio OnLine avviene in automatico in base alla Policy definita lato Microsoft 365.
Solitamente la Policy è impostata per spostare nell'archivio i messaggi più vecchi di 24 mesi (2 anni) e deve essere abilitata dall'amministratore del servizio.
La struttura delle cartelle sarà la medesima di quella utilizzata nella casella di posta e questo consente all'utente di poter facilmente trovare o cercare i messaggi anche nella cartella archivio con le consuete modalità.
Un'ulteriore possibilità per gestire l'archiviazione delle mail è quella di sottoscrivere servizi appositi di archiviazione e indicizzazione della posta come ad esempio il Servizio CMA (Cloud Mail Archive) offerto della nostra società.
Questo servizio è nato proprio per sgravare i Clienti dal problema dell'archiviazione della posta elettronica, anche dei vecchi collaboratori, garantendo la possibilità di cercare facilmente e velocemente messaggi di posta risalenti anche a molti anni fa.
Altre limitazioni
Anche per Microsoft 365 esistono poi molti altri limiti relativi ai diversi ambiti che è opportuno tenere ben presenti..
Limiti relativi ai messaggi
Limiti relativi agli invii
Limiti relativi alle regole
In generale, non sono solo i limiti tecnologici a costituire un problema ma anche le buone abitudini sono da considerarsi fondamentali per non incorrere in problemi di prestazioni.
A titolo di esempio, ecco alcune abitudini assolutamente da evitare:
- Configurare lo stesso account su molte postazioni che effettuano un accesso contemporaneo alla casella di posta
- Utilizzare solamente la cartella Posta in arrivo per gestire e conservare tutta la posta
- Utilizzare strutture di cartelle estremamente nidificate con un numero elevato di elementi
- Richiedere la conferma di consegna e di lettura per tutti i messaggi di posta
- Abilitare l'invio delle risposte automatiche relativamente alla richiesta di lettura
Per coloro che desiderassero approfondire gli argomenti trattati in questo articolo suggeriamo di fare riferimento a questo link:
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